一、总则

1.为了加强、规范海北站档案的建档和管理工作，有效保护和利用档案，维护其完整性、安全性。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、中国科学院《档案管理工作标准》，结合海北站具体情况，特制定本规定。

2.档案是指对国家和社会具有保存价值的文件材料（包括文字材料、计算材料、图纸、图表、影片、照片、录音带、录像带等），是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须实行集中统一管理，任何人都不得据为已有或者拒绝归档。

3.海北站档案工作要贯彻落实科学发展观，树立统一思想，依法治档，职责到位，齐抓共管，加强领导，达标进档的理念，使海北站档案与海北站工作协调发展。

二、文件材料的收集和归档

1.各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。档案管理员应按照档案管理标准和立卷要求，进行材料的积累。

2.海北站水土气生长期监测数据、海北站科研成果、验收基建工程、大型仪器设备的开箱验收等文件材料都应归档。

3.对于个人在海北站形成的有保存价值的各种载体的文件材料，必须按照规定移交海北站，任何个人不能据为己有。

三、归档文件的质量要求

1.归档的文件应为原件。文件的内容必须真实、准确，不得擅自修改、剪贴或事后补制。外文文件和相应的中文翻译件应归档。

2.归档文件应标题简明、字迹工整、数据清楚、图表整洁、图样清晰、签字盖章手续和形成日期、时间完整。　

3.复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合长久保存的要求。录音、录像文件应保证载体的有效性、电子文件应使用不可擦写的电子介质存储。

四、档案的管理

1.在海北站设立专门的档案库房对档案进行存放和保管，每年形成的文件材料由档案管理人员负责收集管理，并办理档案移交。

2.海北站接受移交的档案后，对移交档案进行检查、汇总，并编制档案目录。对档案进行区分年度，区分类别的存放排列。

3.涉密档案必须向海北站保密委员会提出保密等级书面申请，经海北站保密委员会鉴定划分密级后统一管理。

4.定期对海北站档案库进行清理和核对工作，做到账物相符，对破损、载体变质的档案及时进行修补和复制。

五、档案的查阅

1.档案管理员根据档案的密级和查阅等级，严格执行借（查）阅制度。查阅海北站档案或涉密科研档案，须经海北站主管站长批准后方可查阅。

2.外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，写明查阅内容和理由，由海北站主管站长批准后方可查阅。涉密档案原则不对外查阅。

本条例由海北站负责解释。

                                                                                             青海海北高寒草地生态系统国家野外科学观测研究站

                                                                                                                           2022年7月